Polityka Prywatności

1. Postanowienia ogólne

1. Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem platformy OptiMind.pl jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (dane zostaną uzupełnione po rejestracji działalności). Kontakt: kontakt@optimind.pl
2. Platforma OptiMind.pl to serwis internetowy umożliwiający specjalistom z zakresu zdrowia psychicznego (psychologom, psychoterapeutom, psychiatrom) tworzenie profili oraz publikowanie ogłoszeń o wydarzeniach, a użytkownikom – wyszukiwanie i przeglądanie tych informacji.
3. Polityka Prywatności dotyczy przetwarzania danych osobowych wszystkich osób korzystających z platformy, w tym:
   • użytkowników przeglądających publicznie dostępne treści (bez rejestracji)
   • użytkowników zarejestrowanych (posiadających konto)
   • specjalistów publikujących swoje profile
   • organizatorów wydarzeń
   • osób kontaktujących się z administratorem
4. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z RODO, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Rodzaje zbieranych danych osobowych

W zależności od sposobu korzystania z platformy, możemy zbierać następujące kategorie danych:

2.1. Dane podawane dobrowolnie przez użytkowników

1. Dane rejestracyjne (zakładanie konta):
   • Adres e-mail (login)
   • Hasło (przechowywane w formie zaszyfrowanej)
   • Imię i nazwisko lub nazwa działalności
   • Numer telefonu (opcjonalnie)
2. Dane w profilu specjalisty:
   • Imię i nazwisko
   • Zdjęcie profilowe
   • Wykształcenie i kwalifikacje zawodowe
   • Specjalizacja i obszary pomocy
   • Doświadczenie zawodowe
   • Lokalizacja gabinetu lub obszar działania
   • Forma świadczenia usług (stacjonarnie/online)
   • Dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail, strona www)
   • Opis oferowanych usług
3. Dane w ogłoszeniach o wydarzeniach:
   • Tytuł i opis wydarzenia
   • Data, godzina i miejsce wydarzenia
   • Dane organizatora
   • Informacje o warunkach uczestnictwa
4. Dane transakcyjne (przy płatnościach):
   • Imię i nazwisko / nazwa firmy
   • Adres
   • NIP (w przypadku firm)
   • Dane płatności (przetwarzane przez operatora płatności)
5. Dane w korespondencji:
   • Adres e-mail
   • Imię i nazwisko (opcjonalnie)
   • Treść wiadomości
   • Inne dane podane w zgłoszeniu

2.2. Dane zbierane automatycznie

1. Dane techniczne i logi systemowe:
   • Adres IP
   • Typ i wersja przeglądarki
   • System operacyjny
   • Data i godzina odwiedzin
   • Odwiedzone podstrony
   • Adres strony odsyłającej (referer)
   • Identyfikator sesji
2. Dane z plików cookies i podobnych technologii – szczegółowe informacje w Polityce Cookies
3. Dane analityczne:
   • Czas spędzony na stronie
   • Sposób poruszania się po platformie
   • Kliknięcia i interakcje
   • Używane wyszukiwane frazy

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

1. Świadczenie usług elektronicznych (prowadzenie platformy)
   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy)
   • Cel: umożliwienie korzystania z funkcjonalności platformy, zarządzanie kontem użytkownika, publikacja profili i wydarzeń
2. Obsługa płatności
   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny)
   • Cel: realizacja transakcji, wystawienie faktury, archiwizacja dokumentów księgowych
3. Marketing bezpośredni (newsletter, informacje o platformie)
   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes)
   • Cel: informowanie o nowościach, poradach, funkcjach platformy
   • Możliwość wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu w każdej chwili
4. Komunikacja z użytkownikami
   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes)
   • Cel: odpowiedzi na zapytania, wsparcie techniczne, obsługa reklamacji
5. Zapewnienie bezpieczeństwa platformy
   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)
   • Cel: ochrona przed cyberatakami, wykrywanie nadużyć, monitorowanie stabilności systemu
6. Analiza statystyczna i doskonalenie usług
   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)
   • Cel: optymalizacja platformy, poprawa doświadczeń użytkowników, rozwój funkcjonalności
7. Dochodzenie i obrona przed roszczeniami
   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)
   • Cel: ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
8. Wypełnienie obowiązków prawnych
   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny)
   • Cel: realizacja obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, prawa telekomunikacyjnego

4. Udostępnianie danych osobowych

4.1. Publikacja danych

Niektóre dane podawane przez użytkowników są publikowane publicznie na platformie i dostępne dla wszystkich odwiedzających:

• Dane zawarte w profilu specjalisty (imię, nazwisko, zdjęcie, kwalifikacje, opis, dane kontaktowe)
• Informacje o wydarzeniach (tytuł, opis, organizator, termin, miejsce)

Publikując te dane, użytkownik wyraża zgodę na ich udostępnienie publicznie w ramach platformy.

4.2. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców działających na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:

1. Dostawcy usług hostingowych i IT – przechowywanie danych, utrzymanie infrastruktury serwerowej, zarządzanie bazami danych
2. Operatorzy płatności – obsługa transakcji płatniczych (np. PayU, Przelewy24, Stripe, PayPal)
3. Dostawcy usług e-mail i komunikacji – wysyłka wiadomości transakcyjnych i marketingowych (np. MailerLite, SendGrid)
4. Narzędzia analityczne – Google Analytics, Facebook Pixel (za zgodą, w formie anonimowej/pseudonimowej)
5. Dostawcy usług wsparcia technicznego – rozwiązywanie problemów technicznych
6. Firmy księgowe i prawne – w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności
7. Organy publiczne – w przypadkach przewidzianych prawem (sądy, prokuratura, organy skarbowe, policja)

5. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady Twoje dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W niektórych przypadkach dane mogą być przekazywane do państw trzecich:

1. USA – w związku z korzystaniem z usług Google (Analytics, Fonts), Facebook, niektórych operatorów płatności. Przekazanie odbywa się na podstawie:
   • Standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (SCC)
   • Decyzji adequacyjnych w przypadku podmiotów certyfikowanych
   • Zgody użytkownika (w przypadku cookies analitycznych)
2. Inne kraje – w uzasadnionych przypadkach, zawsze z zapewnieniem odpowiedniego poziomu ochrony zgodnie z wymogami RODO

Przed przekazaniem danych do państw trzecich weryfikujemy stosowane zabezpieczenia i zapewniamy zgodność z wymogami RODO.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

1. Dane konta użytkownika – do momentu usunięcia konta przez użytkownika lub przez administratora (w przypadku naruszenia regulaminu)
2. Dane publiczne (profile, wydarzenia) – do momentu usunięcia przez użytkownika lub zakończenia okresu publikacji
3. Dane księgowe i faktury – 5 lat od końca roku podatkowego (zgodnie z przepisami podatkowymi)
4. Logi systemowe – maksymalnie 12 miesięcy
5. Dane marketingowe (newsletter) – do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu
6. Korespondencja – do momentu załatwienia sprawy + okres przedawnienia roszczeń (do 6 lat)
7. Dane związane z roszczeniami – do przedawnienia roszczeń (zazwyczaj 6 lat, w szczególnych przypadkach 10 lat)

Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane przetwarzamy, ma prawo do:

1. Dostępu do danych – uzyskania informacji, jakie dane przetwarzamy oraz kopii tych danych
2. Sprostowania danych – poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych
3. Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") – w określonych przypadkach przewidzianych prawem
4. Ograniczenia przetwarzania – żądania wstrzymania niektórych operacji przetwarzania
5. Przenoszenia danych – otrzymania danych w formacie umożliwiającym ich przeniesienie do innego administratora
6. Sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadku przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora
7. Wycofania zgody – w każdym momencie, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie
8. Wniesienia skargi do UODO – organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

Jak skorzystać z praw? Wyślij wiadomość na adres: kontakt@optimind.pl z tematem „Ochrona danych osobowych" lub „Żądanie RODO".

Odpowiemy na Twoje żądanie w terminie do 30 dni. W przypadku skomplikowanych spraw termin może zostać przedłużony o kolejne 60 dni – wtedy poinformujemy Cię o przyczynie opóźnienia.

8. Bezpieczeństwo danych

Ochrona Twoich danych osobowych jest dla nas priorytetem. Stosujemy wielopoziomowe środki bezpieczeństwa:

8.1. Środki techniczne

• Szyfrowanie transmisji danych (protokół SSL/TLS – HTTPS)
• Szyfrowanie haseł użytkowników (hashing z solą)
• Zabezpieczenia przed atakami (firewall, anti-DDoS, monitoring bezpieczeństwa)
• Regularne kopie zapasowe danych
• Aktualizacje oprogramowania i łatanie podatności
• Ograniczenie dostępu do danych (uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla administratorów)

8.2. Środki organizacyjne

• Polityki bezpieczeństwa informacji
• Szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych
• Umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami zewnętrznymi
• Procedury zgłaszania i obsługi naruszeń bezpieczeństwa
• Audyty bezpieczeństwa

8.3. Naruszenia ochrony danych

W przypadku wykrycia naruszenia ochrony danych osobowego, które może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, poinformujemy Cię o tym w ciągu 72 godzin zgodnie z wymogami RODO.

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Platforma OptiMind.pl wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celach:

• Zapewnienia prawidłowego działania platformy (cookies niezbędne)
• Zapamiętywania preferencji użytkownika (cookies funkcjonalne)
• Analizy ruchu i statystyk (cookies analityczne) – za zgodą
• Personalizacji treści i reklam (cookies marketingowe) – za zgodą

Szczegółowe informacje na temat rodzajów cookies, ich celów oraz możliwości zarządzania nimi znajdziesz w naszej Polityce Cookies.

10. Dane osób trzecich

Jeśli udostępniasz nam dane osobowe innych osób (np. dane kontaktowe współorganizatora wydarzenia, dane osób w treści profilu), potwierdzasz, że:

• Posiadasz zgodę tych osób na udostępnienie ich danych
• Poinformowałeś te osoby o przetwarzaniu ich danych zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności
• Dane te są prawdziwe i aktualne

Ponosisz odpowiedzialność za zgodność z prawem udostępniania danych osób trzecich.

11. Dzieci i osoby niepełnoletnie

Platforma OptiMind.pl nie jest dedykowana wyłącznie osobom dorosłym, jednak osoby poniżej 18. roku życia powinny korzystać z niej za wiedzą i zgodą rodziców lub opiekunów prawnych.

Jeśli jesteś rodzicem/opiekunem i dowiedziałeś się, że Twoje dziecko przekazało nam swoje dane bez Twojej zgody, skontaktuj się z nami – usuniemy te dane.

12. Linki do stron zewnętrznych

Platforma może zawierać linki do stron zewnętrznych (np. strony specjalistów, profile w mediach społecznościowych). Nie ponosimy odpowiedzialności za polityki prywatności tych stron.

Zalecamy zapoznanie się z politykami prywatności odwiedzanych stron zewnętrznych.

13. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku:

• Zmian w przepisach prawa
• Rozwoju platformy i wprowadzania nowych funkcjonalności
• Zmian w sposobie przetwarzania danych
• Wdrożenia nowych środków bezpieczeństwa

O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników poprzez:

• Komunikat na stronie głównej platformy
• Wiadomość e-mail na adres przypisany do konta (w przypadku użytkowników zarejestrowanych)
• Zaktualizowanie daty ostatniej modyfikacji w niniejszym dokumencie

Zachęcamy do okresowego przeglądania Polityki Prywatności w celu zapoznania się z ewentualnymi zmianami.

14. Kontakt w sprawach prywatności

Jeśli masz pytania dotyczące Polityki Prywatności, przetwarzania danych osobowych lub chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami:

Administrator: OptiMind.pl
E-mail:kontakt@optimind.pl
Temat wiadomości: „Polityka Prywatności" lub „Ochrona danych"

Odpowiemy na Twoje zapytanie w możliwie najkrótszym czasie, nie później niż w ciągu 30 dni.